Charte relative au traitement des données personnelles des candidats

1. Objet

La présente charte a pour objet d'informer les candidats aux offres d'emploi proposées par ELSAN SAS et les sociétés du groupe ELSAN des conditions dans lesquelles leurs données à caractère personnel sont collectées et traitées dans le cadre des processus de recrutement mis en œuvre par le Groupe. Les informations communiquées ci-après sont établies conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), à la loi Informatique et Libertés ainsi qu'aux recommandations de la CNIL applicables aux traitements de données mis en œuvre à des fins de recrutement dans ELSAN SAS et les sociétés du groupe ELSAN.

2. Responsable du traitement

Les données personnelles collectées dans le cadre du présent site carrières sont traitées par ELSAN SAS, domicilié au 58 bis, rue de la Boétie, Paris 75008.

En sa qualité de responsable du traitement, ELSAN SAS détermine les finalités et les moyens des traitements mis en œuvre dans le cadre du recrutement.

 

3. Délégué à la protection des données

ELSAN SAS a désigné un Délégué à la protection des données (Data Protection Officer - DPO).

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles ou à l'exercice de vos droits, vous pouvez le contacter à l'adresse suivante : dpo@elsan.care

ou par courrier à :

Délégué à la protection des données - ELSAN SAS  - 58 bis, rue de la Boétie, Paris 75008

4. Finalités du traitement

Les données à caractère personnel collectées dans le cadre du présent traitement sont utilisées afin de :

·      recevoir et enregistrer les candidatures ;

·      analyser les candidatures et apprécier l'adéquation du profil du candidat avec le poste proposé ;

·      évaluer les qualifications, compétences et aptitudes professionnelles des candidats ;

·      organiser les entretiens, échanges et étapes du processus de recrutement ;

·      gérer les relations avec les candidats ;

·      constituer et gérer, le cas échéant, une CVthèque destinée à pourvoir de futurs postes au sein du Groupe ELSAN;

·      réaliser les formalités préalables à l'embauche des candidats retenus ;

·      assurer la défense des droits et intérêts d'ELSAN SAS en cas de contentieux ou précontentieux.

5. Base légale du traitement

Les traitements mis en œuvre dans le cadre du recrutement reposent sur :

·      l'intérêt légitime d'ELSAN SAS consistant à identifier et recruter les profils répondant à ses besoins ;

·      l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande du candidat avant la conclusion éventuelle d'un contrat de travail ;

·      le respect des obligations légales applicables à ELSAN SAS ;

·      le consentement du candidat lorsque celui-ci est requis, notamment pour certaines opérations de conservation en CVthèque.

Le dépôt d'une candidature sur le site emporte reconnaissance par le candidat qu'il a pris connaissance de la présente charte.

 

6. Catégories de données traitées

Les données susceptibles d'être collectées comprennent notamment :

·      les données d'identification et d'état civil ;

·      les coordonnées de contact ;

·      les informations relatives à la formation, aux diplômes et certifications ;

·      les informations relatives à l'expérience professionnelle ;

·      les qualifications, compétences et habilitations professionnelles ;

·      les prétentions salariales et disponibilités ;

·      les résultats des entretiens, évaluations et prises de références professionnelles ;

·      les documents ou justificatifs nécessaires à l'examen de la candidature ;

·      les informations requises pour la réalisation des formalités préalables à l'embauche lorsque la candidature est retenue.

ELSAN SAS veille à ne collecter que des informations présentant un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou avec l'évaluation des aptitudes professionnelles du candidat.

7. Caractère obligatoire des informations demandées

Certaines données identifiées comme obligatoires sont nécessaires à l'examen de la candidature et à la poursuite du processus de recrutement.

L'absence de communication de ces informations peut empêcher ELSAN SAS d'analyser la candidature ou de poursuivre le processus de recrutement.

Lorsque la candidature est retenue, certaines informations complémentaires peuvent être requises afin de satisfaire aux obligations légales et réglementaires applicables à l'embauche.

8. Méthodes et outils d'aide au recrutement

Conformément aux dispositions du Code du travail, les méthodes et techniques d'aide au recrutement utilisées par ELSAN SAS sont pertinentes au regard de la finalité poursuivie et ont pour seul objet d'apprécier l'aptitude du candidat à occuper l'emploi proposé ou de mesurer ses capacités professionnelles.

Dans ce cadre, ELSAN SAS peut notamment recourir à :

·      des entretiens ;

·      des questionnaires ;

·      des prises de références professionnelles (avec accord du candidat au préalable);

·      des tests d'évaluation des compétences ;

·      des mises en situation professionnelles ;

·      des outils numériques de gestion des candidatures.

Les résultats issus de ces évaluations sont accessibles uniquement aux personnes habilitées, salariées d'une société du groupe ELSAN ou de ELSAN SAS, participant au processus de recrutement.

9. Collecte indirecte de données

Dans certaines situations, ELSAN SAS peut être amenée à recueillir des informations auprès de tiers, notamment :

·      cabinets de recrutement ;

·      réseaux sociaux professionnels ;

·      sources légalement accessibles au public.

Les données ainsi collectées sont strictement limitées aux informations nécessaires à l'évaluation de la candidature et à l'appréciation de l'aptitude du candidat à occuper le poste concerné.

10. Destinataires des données

Les données personnelles sont traitées de manière confidentielle.

Peuvent accéder aux informations collectées, dans la limite de leurs attributions respectives :

·      les équipes de recrutement ;

·      les services des ressources humaines ;

·      les managers participant au recrutement ;

·      les sociétés concernées du Groupe ELSAN ;

·      les prestataires intervenant pour le compte d'ELSAN, notamment l'éditeur de la solution ATS ;

·      les organismes légalement habilités lorsque la réglementation l'impose.

11. Utilisation de la plateforme de recrutement

Les candidatures sont gérées au moyen de la solution ATS exploitée par le prestataire DigitalRecruiters, société du groupe CEGID.

Ce prestataire intervient en qualité de sous-traitant et traite les données personnelles exclusivement pour le compte et selon les instructions d'ELSAN SAS, dans le respect des obligations contractuelles et réglementaires applicables.

12. Décisions automatisées

ELSAN SAS peut recourir à des outils numériques destinés à faciliter la gestion et l'analyse des candidatures.

Toutefois, aucune décision de recrutement produisant des effets juridiques à l'égard d'un candidat ou l'affectant de manière significative n'est prise exclusivement sur le fondement d'un traitement automatisé.

Les décisions relatives à l'examen des candidatures et à l'embauche demeurent prises par des personnes habilitées.

13. Transferts de données hors de l'Union européenne

Les données personnelles des candidats sont hébergées au sein de l'Union européenne.

Dans l'hypothèse où certains traitements impliqueraient un transfert de données en dehors de l'Espace économique européen, ELSAN SAS mettrait en œuvre les garanties appropriées prévues par la réglementation applicable, notamment les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou tout mécanisme reconnu comme assurant un niveau de protection adéquat.

14. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion du processus de recrutement.

Candidats recrutés

Les données des candidats recrutés sont intégrées à leur dossier administratif et conservées selon les durées applicables à la gestion du personnel.

Candidats non retenus

Les données des candidats non retenus peuvent être conservées pendant une durée limitée afin de gérer les éventuelles demandes d'information relatives à la décision de recrutement.

CVthèque

Lorsque le profil d'un candidat est susceptible de correspondre à de futures opportunités professionnelles, ses données peuvent être conservées dans une CVthèque.

Les données conservées dans ce cadre sont utilisées exclusivement afin de proposer au candidat des opportunités professionnelles correspondant à son profil au sein des sociétés du Groupe ELSAN.

Lorsque le consentement est requis, celui-ci est recueilli préalablement à cette conservation.

Les données sont conservées pendant une durée n'excédant pas douze (12) mois à compter du dernier contact avec le candidat. Cette durée demeure inférieure au maximum généralement admis par la CNIL.

Archivage probatoire

Certaines données peuvent être conservées en archivage intermédiaire lorsqu'une telle conservation est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice, dans le respect des délais de prescription applicables.

15. Sécurité et confidentialité

ELSAN SAS met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la sécurité des données personnelles traitées dans le cadre des recrutements.

L'accès aux données est strictement réservé aux personnes habilitées en raison de leurs fonctions et soumises à une obligation de confidentialité.

Les prestataires intervenant pour le compte d'ELSAN SAS sont tenus par des engagements contractuels garantissant un niveau de protection conforme à la réglementation applicable.

16. Recrutements au sein du Groupe ELSAN

Lorsque plusieurs sociétés du Groupe ELSAN interviennent dans l'analyse d'une candidature ou dans un processus de mobilité interne, les données peuvent être partagées entre les entités concernées dans la stricte limite des besoins liés au recrutement.

Le candidat peut obtenir toute information complémentaire sur ces traitements en contactant le Délégué à la protection des données.

17. Droits des candidats

Conformément à la réglementation applicable, vous disposez :

·      d'un droit d'accès à vos données ;

·      d'un droit de rectification ;

·      d'un droit à l'effacement ;

·      d'un droit à la limitation du traitement ;

·      d'un droit d'opposition ;

·      d'un droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable.

Vous pouvez exercer ces droits :

·      à l'adresse e-mail : recrutement@elsan.care

·      ou auprès du DPO à l'adresse indiquée ci-dessus.

Une réponse vous sera apportée dans les délais prévus par la réglementation.

 

18. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données personnelles n'est pas conforme à la réglementation, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL). [cnil.fr]

19. Modification de la charte

ELSAN SAS se réserve la possibilité de modifier la présente charte à tout moment afin de tenir compte des évolutions législatives, réglementaires, jurisprudentielles ou organisationnelles.

La version en vigueur est celle publiée sur le site carrières au moment de la consultation.