La secrétaire médicale de l'HDJ chimiothérapie assure la gestion administrative et organisationnelle du parcours patient au sein de l'unité, en lien étroit avec l'équipe soignante et médicale.

CDD à pouvoir dès que possible, jusqu'au 07/09/26 inclus.

 

Accueil et relation patient

·         Accueil physique et téléphonique des patients et de leur entourage

·         Orientation des patients au sein de l'unité et vers les différents services

·         Information sur les modalités administratives de prise en charge

·         Gestion des demandes et réclamations de premier niveau

Gestion des rendez-vous et planification

·         Programmation des séances de chimiothérapie en coordination avec l'équipe médicale et infirmière

·         Gestion du planning des patients (chimiotherapies, consultations, soins oncologiques de support, bilans préalables)

·         Suivi des protocoles de traitement et anticipation des besoins en créneaux

·         Envoi des convocations et rappels de rendez-vous

Gestion administrative du dossier patient

·         Création, mise à jour et archivage des dossiers médicaux informatisés (logiciels DPI : Hopital Manager…)

·         Frappe et mise en forme de courriers médicaux, comptes rendus, ordonnances

·         Gestion des demandes d'examens complémentaires (biologie, imagerie) et suivi des résultats

·         Traitement du courrier entrant et sortant (papier et électronique)

Facturation et prise en charge administrative

·         Vérification des droits des patients (carte Vitale, mutuelle, ALD, CMU-C…)

·         Saisie et transmission des éléments de facturation au service de facturation / DIM

·         Suivi des prises en charge Assurance Maladie et organismes complémentaires

·         Gestion des ententes préalables si nécessaire

Coordination et communication

·         Liaisons avec la pharmacie du CHU et la PUI pour la préparation des chimiothérapies (bons de commande, planning)

·         Coordination avec le DIM pour le codage PMSI et les déclarations associées

·         Participation aux réunions de service et transmission des informations administratives

·         Suivi des indicateurs et participation à la démarche Qualité

Savoirs (connaissances)

·         Terminologie médicale, notamment en oncologie et pharmacologie

·         Réglementation hospitalière et droit des patients

·         Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie) et des logiciels métier (HM, NextCloud, MSS)

·         Procédures de facturation et de prise en charge Assurance Maladie

·         Règles de confidentialité et secret professionnel (RGPD, secret médical)

·         Règles d’hygiene

Savoir-faire (compétences techniques)

·         Frappe rapide et mise en forme de documents médicaux

·         Gestion simultanée de plusieurs agendas et priorités

·         Utilisation des outils de télétransmission et des plateformes sécurisées

·         Classement, archivage physique et numérique

Savoir-être (qualités personnelles)

·         Sens de l'accueil et empathie vis-à-vis de patients souvent fragiles et anxieux

·         Rigueur, organisation et gestion du stress dans un environnement à forte charge

·         Discrétion et respect absolu de la confidentialité

·         Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire

·         Réactivité et adaptabilité face aux imprévus